Qual è il destino della carta? Cosa succede con la trasformazione digitale

Indice

Infografica

La trasformazione digitale sta cambiando il modo di lavorare, con effetti più o meno importanti sulla quotidianità di tutti. La carta è stata per moltissimo tempo un valido supporto ad attività di varia natura in azienda. Appunti, report, registrazioni, messaggi, analisi dei dati, non conformità, batch record, programmi e pianificazioni: anche molto tempo dopo l’avvento dei computer, in diverse aziende convivono ancora una copia digitale ed una cartacea di tutti questi documenti. Perché?

Innanzitutto va detto che, soprattutto inizialmente, il computer e i software avevano loro stessi alcuni limiti che ne impedivano una reale diffusione in ogni reparto aziendale, mentre oggi, grazie allo sviluppo delle tecnologie, le possibilità sono davvero infinite. Ci troviamo, in un certo senso, al punto di svolta, con soluzioni accessibili e adeguate, che però richiedono un grosso cambiamento in azienda. Si arriva così ad un secondo fattore da prendere in considerazione, forse il più determinante, ossia l’aspetto culturale. L’evoluzione tecnologica è generalmente più veloce del cambiamento richiesto alle persone per sfruttare a pieno le potenzialità offerte.

Ma non è più possibile rimandare l’inevitabile, digitalizzare processi e attività è ormai una strada obbligata. Quindi, qual è il destino dell’amata carta? Forse siamo ancora lontani dalla sua totale scomparsa, ma sicuramente verrà (più o meno gradualmente) sostituita dal digitale. È ormai innegabile che la trasformazione digitale sia effettivamente responsabile di una grande riduzione della carta in azienda.

I limiti della carta in azienda

Sono ancora in tanti a preferire la carta, nonostante i suoi limiti siano abbastanza evidenti. I principali sono:

·  Il tempo richiesto per le registrazioni cartacee è sempre più lungo rispetto a quanto avviene in formato digitale. Si pensi alle registrazioni che si fanno durante la produzione o a quelle relative alle attività di manutenzione, molto spesso lo “scrivere” cosa si è fatto diventa un’incombenza.

·  I dati non sono facilmente interrogabili, in quanto inseriti manualmente su moduli e registri cartacei. Se ad esempio si raccolgono le Non Conformità per studiarne aspetti come le cause ricorrenti, il costo medio di risoluzione o i fornitori coinvolti, sarebbe tutto molto più semplice se disponessimo di un data base digitale.

·  La possibilità di errore è maggiore, il che è problematico nel caso di registrazioni particolarmente importanti o che richiedono precisione. In questo caso l’esempio può riguardare alcuni documenti fondamentali per chi opera nel mercato regolato, come il batch record nelle industrie farmaceutiche, la cui correttezza è fondamentale.

·  La conservazione dei documenti è più complicata e i rischi di smarrimento e deterioramento sono maggiori. In molti settori, come il medicale, le registrazioni devono essere conservate obbligatoriamente per un periodo di tempo minimo. Conservare anni di registrazioni cartacee comporta l’occupazione di molto spazio e, in caso di eventi eccezionali come incidenti, traslochi, incendi, il rischio di perdere tutto è elevato.

I vantaggi della digitalizzazione

In un certo senso, i vantaggi della digitalizzazione riguardano la risoluzione dei limiti della carta. La digitalizzazione, infatti, permette di ottimizzare i processi, ma anche i costi e le risorse. Si riducono i tempi e i costi, si è più precisi, non si commettono errori e si raccolgono e analizzano grandi quantità di dati. Oltretutto, si aprono le porte ad aspetti come l’automazione di alcune operazioni, quali registrazioni automatiche, alert in occasione di scadenze, avvisi per guasti o malfunzionamenti degli impianti. Senza contare che anche le attività apparentemente meno interessate dalla Digital Transformation possono vivere importanti cambiamenti. Si pensi alla gestione delle risorse umane e alla formazione, per le quali il digitale apre opportunità come l’erogazione di formazione continua online.

Digitalizzare e dematerializzare: sono la stessa cosa?

La digitalizzazione è un’importante trasformazione che investe le modalità con cui le persone lavorano, riscrivendo procedure, abitudini, pratiche e anche soluzioni. Non importa il settore, il processo o il prodotto, la digitalizzazione cambia i paradigmi del mondo aziendale.

Anche la dematerializzazione fa parte della trasformazione digitale, ma non coincide con essa. Generalmente, qualsiasi progetto di digitalizzazione ha un punto zero, un momento in cui si inizia a fare le cose in modo diverso. Ma questo non significa dimenticare tutto ciò che è successo prima. Facciamo un esempio. Se si introduce un CMMS per la manutenzione e dal primo gennaio si tracciano tutte le attività in digitale anziché su moduli cartacei, non è certo corretto ignorare tutti gli interventi e le informazioni risalenti a prima di quella data. Nasce così il bisogno di parlare di dematerializzazione, ossia di trasformazione dei documenti cartacei in supporti digitali. Questa operazione non viene svolta manualmente, ma mediante strumenti come scanner o device mobile.

Che soluzioni adottare per la digitalizzazione in azienda?

Abbracciare la trasformazione digitale significa aumentare la propria efficienza, ma anche il livello di competitività sul mercato. A seconda del processo e delle funzioni aziendali, ci sono differenti tecnologie e soluzioni adeguate a favorire il cambiamento. Noi di Klan.IT ci occupiamo da anni dello sviluppo di soluzioni digitali per aziende che operano in diversi settori, dai mercati regolati come il farmaceutico e l’alimentare, al manifatturiero. Il nostro approccio è sempre quello di affiancarci al Cliente, comprendere le dinamiche aziendali, analizzandone i bisogni e le richieste, per poi offrire la soluzione migliore alle esigenze emerse. Tutti i prodotti che sviluppiamo per il mondo enterprise sono integrabili tra loro e con altri sistemi informatici, al fine di favorire la massima collaborazione tra tutti i tool e gli operatori coinvolti in ogni attività in azienda. Inoltre, possono essere inseriti in azienda in modo graduale, favorendo il pieno controllo del cambiamento. Tra le soluzioni che offriamo, c’è una suite completa per la gestione della Qualità, che include software per la gestione delle manutenzioni e degli strumenti di misura, del Batch Record Elettronico, del sistema documentale e della formazione.

Potrebbe interessarti anche

Newsletter

Lascia l’email: le nostre BU ti invieranno periodicamente news, attività e pillole tecnologiche per rimanere sempre aggiornato!