Gestione delle manutenzioni: quando è il momento di scegliere un CMMS?

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La manutenzione in azienda è un’attività chiave per assicurare continuità operativa, efficienza, sicurezza e qualità del prodotto. Nonostante ciò, molto spesso se ne trascura l’importanza o non si riescono a portare a termine le operazioni in modo adeguatamente organizzato ed efficace. I problemi che si devono affrontare quando si parla di manutenzione sono diversi, a seconda delle modalità operative scelte, delle infrastrutture oggetto di intervento e della disponibilità di risorse dedicate. Tutti, però, sono risolvibili, ad esempio con l’installazione e l’integrazione in azienda di un sistema CMMS, un software che nasce proprio per la gestione il processo manutentivo.

A questo punto, la domanda da porsi è “quando è il momento di scegliere un CMMS?”.

Introdurre in azienda un CMMS è sicuramente una buona idea, soprattutto se ci sono alcuni campanelli d’allarme che ci fanno capire che il processo non è pienamente sotto controllo.

Ecco, allora, un elenco di 5 punti che raccolgono i principali problemi che molte aziende vivono ogni giorno e che dovrebbero davvero far riflettere sulla necessità di intervenire e cambiare le cose.

1. Non si raccolgono abbastanza dati per monitorare in modo veloce ed efficace il processo di manutenzione

La raccolta dei dati è un tema caldo per qualsiasi processo aziendale, dall’amministrazione, alla produzione. Proprio i dati, infatti, dovrebbero essere lo strumento di base per monitorare i processi, capire “come vanno le cose” e prendere decisioni strategiche vincenti. La difficoltà, nel caso della manutenzione, può essere duplice: da un lato la raccolta, dall’altro l’analisi e l’interpretazione. Raccogliere i dati della manutenzione significa tenere traccia di ogni intervento, della sua durata, dei costi che ha comportato, dei pezzi di ricambio richiesti e delle risorse impiegate. Questo dovrebbe essere fatto sia per la manutenzione ordinaria, che straordinaria. A fronte di informazioni complete, poi, si potranno trarre le conclusioni del caso: è efficiente il processo? Quanto costa in rapporto al mio fatturato? In che condizioni versano le infrastrutture aziendali? È opportuno sostituire dei macchinari?

2. Non si pianificano le manutenzioni o, se lo si fa, non si rispetta il calendario prefissato

L’attività di pianificazione è fondamentale per far sì che il processo di manutenzione sia eseguito in modo efficace, ma anche senza sprecare risorse e tempo. La logica con cui programmare le attività, infatti, dovrebbe combinare diverse esigenze ed obiettivi, come l’ottimizzazione dei costi di intervento e dei tempi di fermo impianti, la prevenzione dei guasti, il totale rispetto di eventuali scadenze ed obblighi normativi, l’aumento della sicurezza per gli operatori. In un certo senso, possiamo dire che la pianificazione è il primo e obbligato passaggio per ogni azienda.

Non è raro, però, che una volta fatta la programmazione non venga poi rispettata. Ritardi, imprevisti, urgenze in produzione che non permettono il fermo impianto quando previsto, guasti che assorbono la manodopera, sono solo alcuni esempi dei motivi che spesso portano a non rispettare piani e programmi.

3. Si ha la sensazione che ci siano fermi e guasti troppo frequenti o che i macchinari siano poco affidabili

Quando un processo non è completamente sotto controllo si ha la sensazione che le cose non funzionino nel modo giusto, con spese e problemi maggiori di quanto si vorrebbe. Se un impianto non è manutenuto con regolarità e nel modo corretto, l’affidabilità si riduce nel tempo e si alzano i costi per le manutenzioni straordinarie e i guasti che si possono verificare.

Prevenire tutto ciò, ha invece l’effetto contrario. È proprio con la manutenzione preventiva che si preserva il patrimonio aziendale e si riducono i costi, fino ad un ulteriore miglioramento con la manutenzione predittiva.

4. Si aggiungono manutentori, ma la manodopera non sembra mai abbastanza

La manodopera è un altro aspetto critico quando si parla di manutenzione, da un lato è necessario poter contare su persone formate e competenti, dall’altro su un numero di risorse adeguato in relazione alla tipologia e alla quantità di infrastrutture oggetto di manutenzione. In alcune aziende il vincolo sembra apparentemente essere proprio nel numero di risorse competenti e impiegate nelle attività, mai sufficiente. Chi si occupa della manutenzione è sempre oberato e costantemente in ritardo sulla tabella di marcia. Così si inseriscono nuove persone, ma il risultato non migliora. Con un’analisi approfondita, si potrebbe scoprire che il problema non è numerico, ma piuttosto organizzativo. I compiti e le attività devono essere ottimizzati.

5. Non si conoscono i costi della manutenzione

Definire quanto costa una manutenzione significa sommare differenti voci di costo, alcune delle quali dirette e semplici da ricavare, altre un po’ meno. Se la manutenzione è affidata ad un tecnico esterno, ad esempio, avremo il costo di questa risorsa, a cui sarà necessario aggiungere i costi dovuti al fermo impianto. Ma se la manutenzione è interna il costo delle risorse è da considerare? Ci sono stati reclami a causa di prodotti non conformi realizzati con l’impianto guasto? Quanto sono costati i pezzi di ricambio? E così via dicendo.

Questo vale per ogni intervento eseguito, arrivando alla fine dell’anno con informazioni complete ed esatte rispetto a quanto è costata la manutenzione e, in particolare, quanto ha inciso ogni singola infrastruttura. Riallacciandoci al tema visto al punto 1, conoscere questi dati è fondamentale per decidere come intervenire in azienda.

Se la tua azienda vive almeno uno di questi problemi…

Se la tua realtà aziendale vive almeno uno dei problemi sopra elencati, molto probabilmente è arrivato il momento di considerare l’installazione di un sistema CMMS.

Klan.IT propone una soluzione adatta ad essere integrata nel sistema aziendale, anche con altri sistemi informativi, pensata per gestire in modo efficace la manutenzione degli impianti, ma anche la taratura e calibrazione degli strumenti. Con Klan.IT CMMS tutti i processi operativi relativi a manutenzioni e tarature sono sotto controllo, grazie a KPI economici, tecnici ed organizzativi.

L’utilizzo del sistema è semplice, favorisce la collaborazione delle risorse e si adatta alle differenti realtà aziendali. Nello specifico, offre differenti funzionalità, come la gestione delle anagrafiche di tutti gli asset aziendali, la pianificazione e la gestione degli interventi, la gestione dei documenti connessi, ma anche di fornitori e magazzino dei pezzi di ricambio. Per approfondire tutte le funzioni e i processi gestiti, visita la pagina dedicata sul nostro sito.

Scegliere il CMMS di Klan.IT significa investire per il miglioramento continuo della propria azienda.

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