Come gestire i documenti per la qualità in modo efficace

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Procedure, istruzioni, moduli, tabelle, allegati sono tutti documenti che popolano i Sistemi di Gestione per la Qualità delle aziende, molto spesso arrivando a costituire un “malloppo” particolarmente impegnativo da conservare e gestire. Anche per questo, molto spesso la qualità diventa solo “carta”, un esercizio formale e di conformità. In realtà, gestire un Sistema Qualità efficace è un’attività trasversale, un’opportunità per standardizzare i processi e migliorare laddove si è carenti. Aiuta a mantenere sotto controllo i processi, a definire regole chiare, a stabilire modalità operative conformi alle strategie aziendali, ad analizzare e gestire i rischi. Uno dei modi per aumentare l’efficacia della qualità, è quello di ricorrere agli strumenti giusti per il suo sviluppo.

I limiti della cara “vecchia” carta

La carta è ancora uno dei principali alleati di molte aziende per registrazioni di informazioni, ma senza voler nulla togliere al ruolo fondamentale che ha giustamente avuto per ognuno di noi, è inevitabile ormai ammetterne i limiti.

Le registrazioni su carta richiedono tempo per la compilazione e sono fisicamente ingombranti da archiviare e conservare. Nella qualità molte registrazioni hanno frequenza maggiore della quotidianità e spesso richiedono tempi di conservazione lunghi, in relazione alla vita del prodotto.

Si incorre maggiormente nel rischio di commettere errori, non solo nella compilazione, ma anche nell’effettivo utilizzo dei documenti. Non è raro, durante un audit, scoprire versioni superate di moduli o tabelle ancora in uso, per un difficile controllo della documentazione.

Inoltre, spesso si incontra la difficoltà di leggere le informazioni. Nel bel mezzo dell’operatività, fermarsi per registrare dei dati spesso porta l’operatore (che ha sempre poco tempo) a fare di fretta e, quindi, di compromettere la leggibilità di quanto scrive.

Tutte le informazioni conservate su carta non sono facilmente utilizzabili per rielaborazioni successive (a meno di una trascrizione su supporto informatico), nonostante la raccolta e l’analisi dei dati, per la qualità, siano importanti per monitorare i processi e verificarne l’andamento. Si tratta di informazioni utili anche a livello strategico.

Oltretutto anche l’interrogazione dei documenti è complicata e si devono far passare moltissimi fogli per recuperare proprio ciò che si sta cercando.

I primi passi verso la digitalizzazione della qualità: Word ed Excel

Con la consapevolezza che la carta comporta rischi e inefficienze, sempre di più sono i casi in cui si è avviata una prima forma di digitalizzazione. Come? Tramite file Word, Excel e PDF, archiviati su server e consultabili da diverse postazioni. Per quanto migliore dei sistemi cartacei, anche questa strategia presenta alcuni limiti. Uno di questi è l’accessibilità a questi file e la possibilità di modificarli senza doversi sedere ad un pc. Un altro punto critico riguarda la difficoltà nel gestire in modo integrato i diversi documenti, inerenti al medesimo processo. Spesso si rileva una non conformità, inserita in apposito registro, ma che viene gestita con specifico modulo differente e che dà poi origine ad un’azione correttiva, da registrare in un altro file ancora. Questo è solo uno dei tanti esempi che si possono fare.

Oltretutto, capita spesso che si “perdano” file o che le dimensioni della propria attività e la quantità dei dati raccolti diventino troppo grandi per i supporti scelti, ormai fuori scala. In ogni caso, queste soluzioni rimangono un punto di partenza per la trasformazione digitale in azienda.

Perchè conviene la trasformazione digitale

Che piaccia o meno, stiamo vivendo un cambiamento epocale, attraversando la cosiddetta rivoluzione digitale. Avviare un progetto di trasformazione digitale in azienda e gestire la qualità mediante un sistema informativo comporta alcuni vantaggi.

Si riducono gli errori, i flussi sono ben definiti, i processi della qualità sono maggiormente integrati nell’operatività, si riducono i numeri di controlli, si risparmia tempo, aumenta la tracciabilità delle informazioni e anche la possibilità di analisi e interrogazione dei dati.

La digitalizzazione della qualità apre in realtà due principali temi. Da un lato l’archiviazione e la conservazione di documenti, come procedure, istruzioni, schede tecniche. Dall’altro la digitalizzazione dei processi e delle operazioni legati al mondo della qualità, ad esempio si potranno informatizzare attività come la pianificazione della formazione, la valutazione dei fornitori o soprattutto processi come la gestione di non conformità e reclami.

Klan.IT ti aiuta a gestire digitalmente la qualità

Digitalizzare la qualità significa digitalizzare la gestione dei documenti e dei loro flussi in azienda, nonché i processi della qualità e della formazione. 

Secondo noi di Klan.IT la necessità delle aziende di iniziare gradualmente con un progetto di digitalizzazione è importante e per questo proponiamo soluzioni che consentono di avviare il progetto in modo modulare, ad esempio partendo dall’utilizzo dei moduli esistenti, ma digitalizzati. Così facendo, il cliente configura un sistema che rispecchia i propri flussi di lavoro e di gestione della documentazione, senza dover stravolgere completamente le proprie modalità operative. Questo permette un Go Live con tempi ridotti e un impatto minimo sull’Organizzazione. Un altro importante vantaggio, poi, è che le soluzioni Klan.IT assicurano la conformità alle GAMP 5 e la compliance all’ANNEX 11.

Le principali funzioni che possiamo offrire sono:

–   Gestione dell’archiviazione documentale, in quanto è possibile archiviare digitalmente qualsiasi tipo di documento legato al mondo della qualità e utile agli operatori, come risultati di audit, certificati, questionari di valutazione e così via;

–   Gestione dei flussi documentali, ossia digitalizzare tutti i passaggi che riguardano un documento e la sua diffusione, sia esso una procedura SOP, un’istruzione operativa o altro;

–   Gestione dei flussi di processo della qualità, digitalizzando l’operatività legata ad attività come la gestione dei reclami, la gestione delle deviazioni, la gestione dei cambiamenti o la stesura di un rapporto di Audit;

–   Gestione delle attività di training, inclusa la documentazione relativa, come organigrammi, piani formativi, necessità formative, scadenze, ecc…

Una volta digitalizzato il processo della qualità, il passo successivo è quello di integrare altri sistemi informativi aziendali, specifici per altri processi. Klan.IT, infatti, propone una Suite completa per la gestione della qualità, composta da differenti soluzioni, tra cui ADIUTO per la gestione della qualità, un CMMS per la gestione di manutenzioni e tarature e un EBR per la gestione elettronica dei batch record.

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