Quanto sono sotto controllo gli asset aziendali?

Cinque domande per capirlo

La gestione degli asset aziendali è importante per assicurare efficienza produttiva, regolarità delle attività e risparmi economici. Ecco 5 domande per valutare se le modalità con cui si gestiscono le infrastrutture sono efficaci.

L’articolo in sintesi:

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Perché è importante la corretta gestione degli asset aziendali

La gestione degli asset aziendali è importante per qualsiasi impresa, al fine di mantenere sotto controllo e in totale efficienza il proprio patrimonio infrastrutturale. Perché? Principalmente per due questioni: da un lato quella economica, dall’altro quella dell’efficienza e della produttività. Un buon approccio di asset management, infatti, permette di mantenere adeguatamente ogni bene patrimoniale, ad esempio attraverso un’esecuzione regolare e programmata delle manutenzioni, in modo da garantirne il funzionamento adeguato, migliorarne l’efficienza e garantirne la sicurezza.

In molte realtà imprenditoriali, però, si tende a non dare sufficiente valore a queste operazioni, limitandosi a “rispondere” o a reagire a eventi e problematiche. In realtà oggi, grazie anche allo sviluppo della tecnologia, le possibilità per gestire in modo più efficace gli asset non mancano, anzi si sono sviluppate soluzioni sempre più evolute e performanti.

Le opportunità offerte dalla tecnologia e dalla trasformazione digitale, spesso vengono trascurate a causa della convinzione di agire già nel migliore dei modi. In realtà, per decidere se un investimento di questo tipo è realmente superfluo, andrebbe fatta un’analisi di come attualmente si gestiscono le infrastrutture per valutare se c’è effettivamente margine di miglioramento. Per questo abbiamo sintetizzato in 5 domande le criticità principali che spesso emergono in azienda.

1. In azienda è a disposizione un registro con le anagrafiche di ogni asset presente?

Un primo e fondamentale passo che ogni aziende dovrebbe aver fatto è quello che prevede la registrazione degli asset, ossia la costruzione di un registro delle infrastrutture, con i relativi dati. L’anagrafica degli asset dovrebbe essere completa anche dello storico degli interventi e delle operazioni che si sono svolte su un macchinario. In sostanza, un registro in cui conservare e allegare tutto ciò che riguarda una macchina, inclusi manuali, documenti, garanzie, ecc… Si tratta, oltretutto, di un tema che viene ripreso anche dalla qualità e dalla sicurezza, in quanto le principali normative di riferimento richiedono particolare attenzione nel monitoraggio delle infrastrutture.

2. Si conosce, per ogni asset, quanto costa esattamente la manutenzione ordinaria? E quella straordinaria?

Registrare le infrastrutture e tenere traccia di ogni intervento eseguito non è sufficiente. Per essere efficace, il monitoraggio deve prevedere anche la definizione di tutti i costi riconducibili alle infrastrutture. Che si tratti di interventi programmati e ordinari, piuttosto che di risoluzioni di guasti o malfunzionamenti, è sempre opportuno registrare tutti i costi, includendo manodopera, materie prime e pezzi di ricambio, ma anche una quantificazione della produttività “persa”.

Lo storico degli interventi, è fondamentale per valutare le performance delle infrastrutture e definire budget adeguati, ma anche per valutare lo stesso processo manutentivo.

3. La gestione delle infrastrutture sarebbe compromessa se fosse necessario sostituire senza preavviso il manutentore esperto?

In moltissime aziende la manutenzione è ancora un’attività gestita in autonomia dal manutentore o dal team dedicato a queste operazioni. Di per sé non è un problema, ma lo diventa se l’approccio è personalizzato in base all’operatore che esegue le attività. È fondamentale che anche il manutentore più esperto e con le idee più chiare e definite, tenga traccia oggettiva di quanto fatto e di quanto da fare. Per quanto ogni risorsa in azienda sia preziosa, è bene ricordare che non si può e non si deve contare esclusivamente sulla memoria umana. Il flusso di lavoro dovrebbe essere semplice, standardizzato ed efficace. Questo significa poter contare su procedure, istruzioni e modalità operative definite e valide, a prescindere da chi sia l’operatore incaricato. La conoscenza relativa alla manutenzione deve divenire conoscenza aziendale, non più del singolo.

4. Quanto è preciso il piano delle manutenzioni? Si riesce a rispettarlo?

Queste domande dovrebbero aiutare a comprendere l’adeguatezza dell’approccio e della strategia che si stanno applicando. Oggi esistono sistemi informativi che definiscono un piano delle manutenzioni proprio sulla base di un monitoraggio, rendendolo sempre più adeguato alle reali esigenze delle macchine. Ma anche se il piano delle manutenzioni è fatto in modo manuale, è necessario per far sì che il manutentore smetta di essere un pompiere che risponde alle emergenze, ma che piuttosto sia qualcuno in grado di prevenirle. Qualsiasi intervento eseguito con lo scopo di ottimizzare il processo di manutenzione, assicura vantaggi economici ed organizzativi (ad esempio fermo macchina meno frequenti, costi inferiori per riparazione dei guasti, miglior efficienza degli asset).

5. Senza fermare le attività, si possono acquisire in ogni momento informazioni relative alle performance e allo stato di ogni macchina?

Un ultimo aspetto da prendere in considerazione riguarda la capacità di raccogliere e analizzare dati relativi agli asset aziendali. I dati possono essere fondamentali per le scelte strategiche dell’azienda e senza di essi si rischia di prendere un abbaglio. Si parla, in sostanza, di un approccio data-driven. Anche nel caso della gestione delle infrastrutture, è necessario definire metriche di misura e KPI per valutare costantemente performance e stato di salute delle macchine. Tra i principali dati utili ci sono ad esempio il numero di manutenzioni in un periodo, il costo delle stesse, il tempo di fermo macchina e i livelli di servizio.

Scegliere un CMMS: una soluzione per la gestione degli asset

Una volta fatta una valutazione sulle modalità di gestione dei propri asset e definite le eventuali criticità è necessario decidere come agire per migliorare il processo. In questo senso, un CMMS è un’opzione particolarmente valida, in quanto è un software che permette di automatizzare e informatizzare procedure e dati. Ad esempio, il CMMS Klan.IT supporta i processi operativi e fornisce informazioni sulle performance degli asset, in termini economici, tecnici e organizzativi, a seconda dei KPI definiti. Inoltre, aiuta a programmare ed eseguire la manutenzione, dando priorità alla manutenzione preventiva. Controlla le scadenze, permette di gestire in modo efficace il magazzino ricambi, definisce un workflow di intervento e assicura la gestione di documenti e informazioni di varia tipologia.

Il CMMS, in conclusione, è un software integrabile con gli altri sistemi aziendali, che ottimizza la gestione degli asset, con vantaggi economici e operativi.

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