Trasformazione digitale: gli step per implementare un progetto in azienda

Trasformazione digitale: gli step per implementare un progetto in azienda

L’articolo in sintesi

La trasformazione digitale in azienda ormai non è più una scelta, ma piuttosto una strada obbligata. Internet e tecnologia, infatti, sono protagonisti indiscussi anche della nostra quotidianità e non può essere diverso quando si parla di impresa e lavoro. Le opportunità per le imprese sono davvero molte, ma è fondamentale essere consapevoli del fatto che la tecnologia da sola non basta.

Avviare un percorso di digital transformation non significa introdurre semplicemente nuovi strumenti e soluzioni, ma anzi avviare un processo di cambiamento strutturale in azienda, scegliendo i software migliori per farlo. In questo quadro, la tecnologia è uno strumento, un mezzo; non il risultato. Proprio da qui nascono tutte le considerazioni in merito ad obiettivi posti e benefici ottenibili.

Molto spesso, infatti, le imprese sono in difficoltà di fronte alla decisione di avviare il processo di cambiamento, non tanto per il fatto che non si sente la necessità di innovare, ma piuttosto per le difficoltà che si riscontrano nel decidere esattamente come. Software e soluzioni digitali richiedono generalmente investimenti iniziali, più o meno elevati, che non sempre si è in grado di misurare in relazione ai risultati. Inoltre, ormai l’offerta sul mercato è molto ampia e non sempre è semplice scegliere cosa fa al proprio caso. Di fronte a ciò, spesso si tende a ritardare le decisioni o a rimanere immobili. Ma quali sono, allora, i passi da compiere per favorire la trasformazione digitale “in tutta sicurezza”?

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1. Analizzare i processi e valutare dove intervenire

Il primo step è sicuramente quello di analizzare i processi aziendali e le relazioni che intercorrono tra loro. In un’impresa, qualsiasi sia il settore di appartenenza, si può delineare un sistema più o meno complesso, all’interno del quale un cambiamento su uno dei processi, ha impatto a cascata su molti altri. Questa analisi ha lo scopo di “conoscersi meglio” e individuare punti di forza e punti di debolezza. Quali sono le fasi di lavoro che necessitano di un miglioramento? Quali operazioni sarebbe utile automatizzare? Dove si perde la maggior quantità di tempo, eventualmente svolgendo attività di scarso valore? Quali dati non si raccolgono in modo completo? Tutte queste domande (e molte altre) sono utili a ragionare su come funzionano i nostri processi e come vorremmo che diventassero.

2. Definire le proprie esigenze e porsi degli obiettivi

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie sui vari processi aziendali, è fondamentale utilizzarle per decidere cosa fare, dove farlo e quando farlo. Tutto ciò dipende anche dalle esigenze che emergono sia nel quotidiano, che in fase di analisi. Ad esempio, potremmo aver bisogno di ridurre i tempi di lavorazione di un determinato prodotto, avere informazioni più dettagliate su un certo processo o ancora ridurre gli errori e le non conformità. Definite le esigenze più importanti, si determinano obiettivi precisi, così da rendere misurabile il successo dell’innovazione che si andrà ad introdurre. Si dovrà anche definire quali funzionalità si vuole che esegua un eventuale software, chi si vuole coinvolgere nel progetto e come lo si vuole integrare con altri sistemi esistenti. Per ultimo, non per importanza, il budget che si ha a disposizione, fondamentale per indirizzarsi verso differenti soluzioni disponibili sul mercato.

3. Conoscere cosa offre il mercato e scegliere la soluzione software migliore

Non si pretende certo che manager e dirigenti siano esperti di software, ma è fondamentale che si esegua una ricerca delle soluzioni disponibili sul mercato in modo molto accurato. Come? Partendo proprio dalle proprie esigenze. Per scegliere il software più indicato a raggiungere i nostri obiettivi, infatti, è importante stilare una “lista” delle caratteristiche e della funzionalità che riteniamo fondamentali. Nei dati di input per la ricerca ci possono essere il settore di appartenenza (spesso si sviluppano software specifici per determinati settori, come l’alimentare, il medicale, il manifatturiero, ecc…), il processo in cui introdurlo (ad esempio, produzione o amministrazione?), le caratteristiche che vogliamo che abbia (il livello di personalizzazione, la possibilità di integrazione con altri sistemi, il tempo di implementazione, la scalabilità, ecc…). Va detto che, anche definendo in modo dettagliato tutto ciò di cui abbiamo bisogno, la scelta potrebbe essere comunque complicata. In molti casi, per cui, è consigliato rivolgersi all’esterno per un supporto. Il valore della consulenza sta proprio nell’indirizzare in modo efficace la scelta, partendo dalle esigenze del cliente, valutando e proponendo soluzioni adeguate.

4. Sviluppo della soluzione digitale scelta e implementazione in azienda

Poter contare sul supporto di una consulenza esterna anche in questa fase può essere molto utile, soprattutto se è necessario “correggere il tiro” e apportare eventuali modifiche. Lo sviluppo dei sistemi informativi, molto spesso, viene fatto gradualmente, con test e verifiche utili ad assicurare che tutte le esigenze e le caratteristiche evidenziate dal Cliente siano effettivamente soddisfatti. Il tempo necessario per questa fase può variare molto a seconda della tipologia di software in questione, la cui progettazione e sviluppo possono richiedere tempi anche molto differenti. Le soluzioni custom, tendenzialmente, richiederanno tempistiche più lunghe. È importantissimo che nella fase di sviluppo del software (o in fase di test/prova nel caso si tratti di soluzioni standard), si analizzino tutte le funzionalità e si definiscano in modo preciso tutte le perplessità o criticità riscontrate.

5. Formazione degli operatori e avvio della fase operativa

Quando è tutto pronto, si passa alla fase operativa. Per fare ciò, nella maggior parte dei casi, è necessario sottoporre a specifici percorsi formativi gli operatori che dovranno interfacciarsi con la nuova soluzione introdotta. Essere certi che le proprie risorse siano in grado di utilizzare in modo adeguato i sistemi informativi installati è assolutamente fondamentale per non vanificare lo sforzo fatto. Anche il miglior software in commercio non da i risultati sperati se utilizzato nel modo sbagliato o non a pieno delle sue potenzialità. Una volta fatto ciò, la nuova soluzione digitale andrà a sostituire le modalità operative precedentemente in uso. A distanza di tempo (il quanto è da definire a seconda del progetto), è importante raccogliere dati e valutare i risultati ottenuti. Se non sono soddisfacenti, è importante analizzare le cause e valutare dove e come intervenire.

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