Software per la gestione della qualità: maggior efficienza in azienda

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Gestire la qualità in azienda significa concentrarsi sia sui processi che sul prodotto, monitorando le attività, gestendo eventuali non conformità e, soprattutto, ricercando il costante miglioramento. Per questo la qualità dovrebbe essere vista come un valore aggiunto, un qualcosa che aiuta le aziende a raggiungere in modo più organizzato ed efficace i propri obiettivi, con una spinta verso il miglioramento continuo. Oltretutto, la qualità del prodotto è ormai un aspetto irrinunciabile per qualsiasi azienda che ricerca la soddisfazione del proprio Cliente.

Nonostante ciò, non mancano le aziende in cui la qualità, talvolta, diventa quasi un problema. Infatti, se non la si pensa come ad uno strumento utile per l’operatività quotidiana, si trasforma in un impegno maggiore di quanto in realtà sia. Oltretutto, un sistema di gestione aiuta a contenere i costi della non qualità, legati ad esempio alla correzione degli errori, a ritardi nelle fasi di processo, ai tempi dedicati alla ricerca delle cause delle non conformità, alla gestione inefficiente della documentazione e così via. 

Se non si comprendono i reali vantaggi offerti da un Sistema di Gestione per la Qualità, il rischio è di far nascere criticità relative alla gestione delle registrazioni e alla predisposizione e conservazione di tutta la documentazione necessaria.

Cosa sta cambiando: norme più flessibili e digitalizzazione dei processi

Quello che ogni imprenditore dovrebbe chiedersi oggi è che cosa significhi davvero fare qualità. Va detto innanzitutto che la norma ISO 9001, nella sua ultima versione del 2015, è stata rivista all’insegna della flessibilità, in modo che si possa adattare a qualsiasi attività e dimensione aziendale. A questo punto è l’Organizzazione a definire le modalità con cui gestire la qualità e la relativa documentazione in azienda. Chiaramente rimangono alcuni “obblighi” e necessità, in quanto è fondamentale documentare i processi e registrare informazioni. Non tanto per gravare sul lavoro di chi è ogni giorno impegnato in azienda, ma piuttosto per dar vita ad un Sistema di Gestione per la Qualità completo ed efficace.

Parallelamente, va affrontato anche il tema della trasformazione digitale, che tocca le aziende nella loro complessità. Non esiste, infatti, un processo che può a priori essere escluso quando si parla di digitalizzazione, nemmeno la qualità. Certamente in alcuni casi è più immediato e semplice modificare il modus operandi, ma questo non significa che non ci sia una soluzione adeguata ad ogni problema che nasce in azienda. Gestionali, CRM, CMMS e così via non sono più una novità e il lavoro da fare non riguarda solo il trovare il software giusto, ma anche valutare l’impatto che questo avrà sui nostri processi, il contributo che darà al raggiungimento dei risultati sperati e il modo in cui si integrerà nell’ecosistema aziendale. Quindi, oltre a pensare alla qualità in modo nuovo, è bene ricordare sempre che la tecnologia permette di risolvere eventuali criticità operative, rendendo la qualità solo un elemento di vantaggio per le aziende.

Software QMS: a cosa servono e che vantaggi offrono

Un software per il Sistema di Gestione per la Qualità è un sistema che permette di gestire digitalmente i processi della qualità, con lo scopo di aumentarne l’efficacia e assicurarne la conformità. Un software di questo tipo assicura rapidità, fornisce procedure e strumenti necessari agli operatori della qualità. Tutta la documentazione diventa digitale e si semplifica la raccolta, gestione e conservazione di dati e informazioni. Si pensi alle procedure della qualità, che devono essere fruibili dagli operatori, ma anche adeguatamente conservate ed aggiornate. Con un sistema di questo tipo sono sotto controllo date di revisione, scadenze, verifiche e approvazioni, nonché la diffusione dei documenti. Senza contare che la versione dei documenti disponibili è sicuramente sempre le più aggiornata. Ma un software per il Sistema di Gestione per la Qualità non si limita ad archiviare o generare documentazione, infatti rende più semplice soddisfare la politica della qualità e raggiungere gli obiettivi prefissati. Che si tratti di gestione degli audit, non conformità, reclami, qualifiche, procedure o istruzioni, tutto ciò che riguarda la qualità viene adeguatamente gestito. I processi e le responsabilità sono definiti e il sistema diventa un valido supporto anche in occasione di audit, senza contare che aumenta anche la sicurezza delle conservazione dei documenti.

Introdurre un software per la gestione della qualità permette anche di aumentare il monitoraggio dei processi aziendali e la loro ottimizzazione, favorendo l’intercettazione di problemi e non conformità in tempi decisamente inferiori.

Inoltre, un software di questo tipo assicura una più semplice condivisione delle informazioni in tutti i reparti aziendali, che hanno accesso al Sistema di Gestione per la Qualità in modo rapido, in quanto la sua gestione diviene centralizzata. Questo permette anche di risolvere problemi legati alla complessità di alcune realtà aziendali, che rendono la gestione della qualità più difficoltosa e aumentano il rischio di errore. Si possono attivare sistemi di alert e gestire le scadenze in modo sicuro e puntuale. Chiaramente, il massimo del risultato si ottiene quando i sistemi dialogano con altre soluzioni informatiche come ERP, LIMS, EBRS, CMMS, assicurando un approccio integrato e uniforme a tutte le dimensioni aziendali.

In conclusione, maggior controllo, risparmio di tempi e costi, aumento della qualità, sono i principali vantaggi che si ottengono scegliendo un software che gestisca digitalmente la documentazione e tutti i flussi di processo.

Per le aziende interessate a beneficiare di queste opportunità, Klan.IT mette a disposizione una piattaforma web based per la gestione dei documenti e dei loro flussi in azienda e dei processi di qualità. La proposta include un sistema documentale EDM e un sistema WFL per la gestione dei processi di indagine delle Non Conformità.

La soluzione proposta è modulare e può essere configurata sulla base delle necessità del Cliente, così da rendere il sistema il più aderente possibile ai reali flussi esistenti. Semplice da utilizzare e con tempi di Go Live ridotti, può essere combinata ad altri prodotti per contare su una suite completa per la gestione della qualità in azienda.

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