Come gestire in modo efficace la formazione per la qualità

Indice

Infografica

La formazione è un’attività fondamentale per ogni realtà imprenditoriale, in quanto investire sulle proprie risorse significa investire sull’azienda stessa. Al di là del settore di appartenenza, infatti, la maggior parte delle Organizzazioni oggi deve affrontare cambiamenti nel mercato, nella tecnologia, nei rapporti con i Clienti, tali per cui sono fondamentali un costante aggiornamento e l’acquisizione di nuove conoscenze. Proprio la crescita del know how aziendale, infatti, diventa uno strumento di distinzione per l’azienda, oltre che una leva per aumentare la propria competitività.

Non è un caso che la formazione, o meglio, la gestione delle risorse e delle loro competenze, sia proprio un tema che interessa anche la qualità. Chi ha seguito l’iter di certificazione, ad esempio secondo la norma UNI ISO 9001, ha sicuramente preso atto dell’importanza del garantire che le risorse siano sufficienti, competenti e adeguatamente formate. Un’esigenza che nasce dal fatto che, proprio le persone, possono incidere in modo significativo sia sulla qualità del prodotto, che del servizio al Cliente. 

Cosa prevede la norma ISO 9001, per i Sistemi di Gestione per la Qualità

La ISO 9001 dedica un intero capitolo (7. Supporto) alle risorse necessarie per il mantenimento e il continuo miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità e, quindi, dell’Organizzazione. Di queste risorse, le persone sono sicuramente una voce molto importante, in quanto sono effettivamente responsabili del funzionamento dei processi e della conformità di prodotti e servizi. Nello specifico, la norma parla di conoscenza organizzativa, competenza e consapevolezza. In sostanza, quello che si richiede all’azienda è di fare una valutazione dei propri processi e delle proprie attività, valutando la conoscenza e la competenza necessaria al loro corretto funzionamento. Ma non solo. Dando per scontato che un’azienda sia tutto fuorché un qualcosa di statico e immobile, è sicuramente necessario valutare costantemente anche tutte le conoscenze che mancano e che vanno acquisite. La formazione, quindi, non solo è un processo essenziale per il successo di un’azienda, ma anche continuo. 

Cosa bisognerebbe fare

Il processo di formazione delle risorse, quindi, dovrebbe prevedere:

  • La definizione delle mansioni e delle competenze e conoscenze richieste ad ogni funzione, in modo da assicurare il corretto svolgimento dei processi, ma anche il loro controllo e il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
  • Una mappatura delle risorse disponibili, delle loro conoscenze ed esperienze, per essere consapevoli di quale sia lo stato attuale delle proprie risorse;
  • L’analisi delle competenze e di eventuali gap da colmare rispetto a quanto necessario, sulla base di quanto definito al primo step e in base agli obiettivi fissati;
  • L’erogazione di formazione continua alle risorse interne, sia per colmare eventuali lacune, che per permetterne la crescita e il costante aumento delle competenze.

Ma non finisce qua, in quanto tutte queste attività devono essere opportunamente registrate e documentate, a dimostrazione dell’impegno preso dall’azienda. Inoltre, una volta concluso un percorso formativo, sarà necessario verificare l’efficacia delle azioni messe in campo, valutando i risultati raggiunti. Inoltre, la formazione deve mirare anche all’aumento della consapevolezza delle risorse, che devono comprendere il loro ruolo e quanto possano contribuire al raggiungimento degli obiettivi, al miglioramento delle prestazioni e a garantire la conformità di prodotti e servizi.

I limiti e le difficoltà per le aziende

Il tema della formazione è sicuramente molto importante, ma anche delicato. Innanzitutto non sempre le aziende sono consapevoli di quanto questo possa fare la differenza per il loro successo. Spesso, non ci credono abbastanza. Inoltre, la formazione richiede tempo e impegno, soprattutto se si vogliono svolgere attività e percorsi formativi di valore. Ma se sospendere le attività quotidiane di un operatore per fargli fare delle ore di formazione è difficoltoso, la risposta non è rinunciare a questa opportunità, bensì trovare soluzioni alternative valide. A queste problematiche, si aggiunge sicuramente il tema relativo alle registrazioni e alla conservazione della documentazione relativa alla formazione. Pianificare la formazione, registrare i corsi svolti, aggiornare le informazioni relative ai dipendenti, archiviare programmi dei corsi eseguiti richiede tempo e spesso non si trovano modi efficaci per svolgere questa attività.

Le soluzioni offerte dalla tecnologia

La tecnologia, come in altre occasioni, può essere un valido aiuto per superare le difficoltà evidenziate e, anche, ottimizzare ed efficientare il processo di gestione della formazione.

Noi di Klan.IT siamo impegnati da più di 20 anni nel trovare soluzioni digitali per rispondere alle necessità delle aziende. Offriamo, infatti, una suite completa per la gestione della Qualità in azienda (https://www.klan.it/enterprise/edm-qms-training/), implementabile in modo graduale e modulare. Ad esempio, anche senza richiedere la soluzione completa, è possibile scegliere il nostro sistema di archiviazione documentale (EDM), in grado di gestire i flussi dei documenti (QMS) e di processo (BPM). In questo modo, procedure, moduli, registrazioni, istruzioni, rapporti possono essere digitalizzati, conservati in modo sicuro, ma anche condivisi e resi accessibili alle persone autorizzate. A ciò, si aggiunge la gestione del training, che permette in modo specifico di organizzare organigrammi, piani formativi, qualifiche, gestione dei percorsi professionali. La tecnologia, però, oggi permette anche di erogare la formazione in modo nuovo, con strumenti e modalità che la pandemia ha reso ormai familiari a tutti. Klan.IT mette a disposizione dei propri Clienti una piattaforma di e-learning (https://www.klan.it/e-learning/), attraverso la quale erogare corsi in qualsiasi momento, monitorando il processo formativo e i risultati ottenuti. A seconda dei piani formativi realizzati e registrati, ogni utente avrà un accesso a una dashboard personalizzata. Questo permette di organizzare al meglio le attività di formazione, rendendo il processo più flessibile e conciliabile con l’operatività quotidiana dell’azienda.

Potrebbe interessarti anche

Newsletter

Lascia l’email: le nostre BU ti invieranno periodicamente news, attività e pillole tecnologiche per rimanere sempre aggiornato!