Gestione dei servizi sociali

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I servizi sia erogati sia da strutture pubbliche, sia da strutture private, spesso convenzionate, necesitano sempre di più di una buona pianificazione e gestione con strutture competenti ed efficienti. Una buona programmazione dei servizi sul un territorio richiede risorse e soprattutto la conoscenza della situazione sociale e della disponibilità di servizi sul territorio. Klan.IT patendo da un caso reale di informatizzazione di una struttura locale di gestione dei servizi sociali ha realizzato una infrastruttura tecnologica che consente di far fronte alla necessità di tute le organizzazioni che erogano servizi alla persona:

Cartella sociale è un applicativo web base che consente di informatizzare molte attività delle assistenti sociali, dalla gestione dei dati anagrafici degli assistiti, ai dati sociali, all’attivazione di prestazioni, alle attività, oltre che il calendario e gli allegati. La struttura modulare da la possibilità di integrare il programma base con moduli aggiuntivi, dando vita ad un sistema informativo completo, potente e, soprattutto, integrato.
 

A chi si rivolge:
A tutte le organizzazioni Pubbliche e Private che operano nel settore dei servizi alla persona, in particolare nell’assistenza domiciliare alle persone disabili.

A chi serve:

• Alla direzione che vuole avere sempre il controllo delle attività dei propri operatori
• Al responsabile dei servizi di assistenza per la pianificazione delle attività degli operatori
• Agli operatori per la gestione delle attività assegnate.

Il sistema consente di pianificare, gestire e monitorare le attività assegnate agli operatori:

• Anagrafica Assistito;
• Anagrafica Operatori;
• Piano attività Operatore (visite domiciliari);
• Itinerari e Distanze Km;
• Rilevamento ora di arrivo e partenza domicilio assistito;
• Chiusura intervento a domicilio e compilazione scheda Paziente/Intervento;
• Sincronizzazione con sistema gestionale aziendale (costi, fatturazione, cartella clinica, Import/Export dati ….)
• Analisi Statistiche, Report, Stampa Rapportini Operatori, …..

Il sistema è costituito da quattro componenti:

• Dispositivi Mobili (Palmari) in dotazione agli operatori;
• Applicazione SW Web Based per la gestione del servizio di Assistenza;
• Applicazione SW su palmare per la gestione delle attività dell’operatore;
• Moduli di Integrazione con i sistemi Gestionale e CRS.

Gli utenti

I dati gestiti dal sistema sono dati sensibili a cui possono accedere solo gli utenti abilitati e secondo le policy decise da ogni azienda nel rispetto delle normative vigenti.

Sistema di autenticazione:

• Tramite User e Password forniti agli utenti dall’amministratore del sistema;
• Tramite lettura della CRS.

Oggi la Carta Regionale dei Servizi (CRS) permette di identificare con sicurezza l’utente in rete e di controllare l’accesso ai servizi a cui è abilitato.

Klan.IT, in accordo con Lombardia Informatica  ha realizzato la componente SW per l’integrazione del sistema con la CRS della Regione.

Domicilio assistito
Attività dell’operatore:

• rileva i dati dell’assistito e l’ora di arrivo. Questa attività viene fatta direttamente dal palmare in sua dotazione abilitato alla lettura di un Codice a Barre (es. il codice della tessera sanitaria - CRS) o di altri tipi di dispositivi (RFID,..) su cui è memorizzato l’identificativo dell’assistito
•  Eroga il servizio di assistenza
•  Compila la scheda intervento direttamente sul palmare
•  Prima di lasciare il domicilio dell’assistito rileva l’ora di partenza attraverso la rilettura del codice a barre o Tag RFID.

A fine giornata, i dati acquisiti vengono trasferiti sul sistema della sede centrale

Sede centrale

I dati sul DB centrale Vengono acquisiti dai dispositivi mobili assegnati agli operatori. Ogni operatore, a fine giornata, attraverso un collegamento da remoto o in sede sincronizza i dati dei due sistemi:

• Dal palmare trasferisce al sistema centrale i dati rilevati durante le visite domiciliari;
• Dal sistema centrale acquisisce i piani aggiornati per i successivi giorni.

I dati ora disponibili sul sistema centrale possono essere utilizzati per analisi statistiche finalizzate ad ottimizzare i servizi erogati:

•  Un migliore utilizzo degli operatori con assegnazione ad attività più idonee alle sua capacità
•  Una migliore pianificazione sulla base del numero di richieste da servire e dei carichi di lavoro dei singoli operatori
•  Rilevamento Automatico del  tempo impiegato per ogni visita e della distanza Chilometrica

L’architettura Web dell’applicazione permette di poter accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo alle informazioni utili alla propria attività. L’applicazione, in futuro,  potrà essere anche aperta all’assistito (ad esempio per dargli la visibilità degli appuntamenti con gli operatori),  alle ASL e altri enti che concorrono alla erogazioni del servizio.

Soluzione integrata con il sistema gestionale

Il sistema può essere integrato con il sistema gestionale in uso nella organizzazione per scambiare, in modo bidirezionale, i dati relativi agli operatori, gli assistiti (anagrafici, clinici,..), interventi a domicilio, tempi, etc…. e renderli cosi disponibili per i sistemi amministrativi e contabili.

Gestione dei servizai alla persona

SEDE CENTRALE
Piano attività operatore:
- Appuntamenti
- Attività a domicilio
- Indirizzi
- Pianificazione attività
- Fatturazione delle prestazioni
- Analisi statistiche

DOMICILIO PAZIENTE
L'operatore si reca ai domicili degli assistiti seguendo il piano consultabile sul suo palmare.

A DOMICILIO
Con il palmare legge il bar-code /RFID dati paziente e ora di arrivo, esegue attività previste e compila scheda intervento.

FINE VISITA
Con il palmare legge bar-code /RFID dati paziente e ora di partenza.

FINE GIORNATA
Aggiorna il DB centrale.

Vantaggi
- MIgliore pianificazione delle attività
- Analisi: possibilità di sapere in ogni istante numero di visite fatte, tempi impiegati,...
- Per operatore
- Per tipo di assistenza richiesta
- Per assistito
- Maggiore controllo delle attività degli operatori
- Maggior Controllo e Ottimizzazione dei Costi ( rilevamento automatico Km, Tempi di inizio e fine prestazione, ….)

A chi si rivolge
A tutte le organizzazioni Pubbliche e Private che operano servizi Sociali, in particolare nell’assistenza e gestione dei Minori.

Cos'è
E’ un sistema gestionale che consente di informatizzare tutte le attività di una organizzazione che eroga servizi rivolti alla gestione dei Minori, dalla gestione delle richieste, di affido/adozione alla gestione delle Famiglie, Operatori,  fino alla gestione della fatturazione.
La struttura modulare garantisce l’implementazione del sistema  per fasi successive partendo dal modulo base e integrando via via altri moduli aggiuntivi, dando vita ad un sistema informativo completo integrato.

Funzionalità del sistema:

• Gestione richieste
• Gestione accolti
• Gestione famiglie
• Gestione personale sociale
• Statistiche / Report
• Modulistica
• Mailing List / SMS
• Protocollo
• Fatturazione
• Gestione risorse
• Gestione calendario
• Gesione sedi
• Gestione commesse (previsione e consuntivi)

GESTIONE RICHIESTE
Permette l’inserimento delle richieste di affido divise per Ente richiedente e Operatore sociale richiedente. Consente di generare Report Statistici per singolo Ente/Operatore o per l’intero ambito aziendale.
Tutte le richieste di affido vengono storicizzate indipendentemente dall'esito finale.

GESTIONE ACCOLTI
Permette l’inserimento dei minori in affido divisi per famiglia affidataria, tipologia progetto e responsabile fraternità . Consente di generare Report Statistici per singola famiglia, tipologia e/o responsabile, per l’intero ambito aziendale. Vengono storicizzati tutti i minori in affido, i già dimessi e quelli che devono ancora essere affidati.

GESTIONE FAMIGLIE
Il modulo gestione famiglie permette l’inserimento delle famiglie e di tutti i suoi componenti . All’interno del dettaglio di ogni famiglia è possibile visualizzare i minori attualmente in affido e tutti i dati storici. Vengono gestite tutte le famiglie, sia quelle accoglienti, sia quelle disponibili, sia quelle uditrici sia quelle tutor.

GESTIONE PERSONALE
Il modulo gestione personale permette l’inserimento del personale sociale sia giuridico, sia fisico. Per ogni singolo utente è possibile visualizzare i minori attualmente associati e lo storico.

Viene gestito tutto il personale che collabora con l’organizzazione :

- Assistenti sociali
- Dottori
- Giudici
- Psicologi
- Tirocinanti
- Volontari
- Dipendenti
Ecc.

STATISTICHE E REPORT
Consente di effettuare analisi statistiche e generazione di report relativi alle attività dell’organizzazione:

- evoluzione dei minori accolti;
- suddivisione dei minori per fasce d’età e sesso
- minori dimessi
- statistiche sui raduni delle famiglie
Ecc.

MAILING LIST - SMS
Attraverso la mailing list e l’SMS list è possibile diffondere notizie in modo semplice e rapido a tutti gli utenti gestiti dal sistema. Tutti i messaggi in transito vengono archiviati per una successiva consultazione.Ad esempio l’SMS list è utilizzato per avvisare tutte le famiglie dei raduni.

FATTURAZIONE
Questo modulo permette di creare e archiviare  le fatture per gli Enti e i contributi per le Famiglie:

- Fatture per gli enti
- Contributi per le famiglie
- Esportazione dei dati per sistema amministrativo
- Archivio delle fatture
- Archivio dei contributi

GESTIONE RISORSE
Permette di avere sempre sotto controllo ed ottimizzare gli impegni e le attività da svolgere di tutti i dipendenti dell’organizzazione.
Consente di pianificare ed organizzare la giornata di tutti gli utenti, sincronizzando i vari impegni lavorativi.
È prevista la possibilità di esportare i dati (in Excel) per attività di analisi e report statistici.

CALENDARIO
Consente di pianificare le attività e condividere i calendari dei singoli operatori:

- Gestione Giorno, Settimana, Settimana Lavorativa, Mese, ….
- Schedulazione impegni
- Ripianificazione impegni
- Gestione storico
- Visualizzazione per: Operatore, MInore, Auto, Raggruppamento

VANTAGGI

- Controllo visivo degli impegni degli operatori
- Uso di funzioni di produttività (Es. Drag & Drop) per la pianificazione e modifiche
- Possibilità da analisi e ottimizzazione degli impegni per singolo operatore
- TEMPO: Operatori di backoffice ,. qualità dei piani, disponibilità immediata dei dati di consuntivo

GESTIONE DEI CONSUNTIVI
Consente di gestire previsioni e consuntivi sulle risorse necessarie e analisi degli scostamenti:

- Gestione dei bisogni (Scheda minore)
- Previsioni costi in funzione dei bisogni
- Gestione rapportino elettronico per la consuntivazione
- Gestione commesse con rimanente
- Statistiche su: costi, utilizzi delle risorse/minori, scostamenti previsioni...

VANTAGGI
- Disponibilità di informazioni
- Ottimizzazione delle operazioni di consuntivazione degli operatori
- Ottimizzazione degli impegni delle risorse e dei Costi sulla base dei risultati di analisi sul loro impiego
- TEMPO: Operatori di Back-Office per piani e produzione informazioni
- QUALITA': le informazioni vengono elaborati automaticamente dai dati disponibili sul DB aziendale

GESTIONE SEDI
- Permette di gestire pianificare le attività a livello di sede:
- Gestione azienda/ente con più sedi
- Gestione minori e personale di sede
- Pianificazione appuntamenti e attività a livello di singole sede

VANTAGGI
- Disponibilità  di Informazioni a livello di sedi periferiche
- Ottimizzazione degli impegni in funzione dei carichi, competenze delle sedi e ubicazione del minore
- Pianificazione e Sviluppo risorse sulla base della presenza sul territorio
- COSTI: Sulla base di analisi a livello di singola sede si potrà pianificare lo sviluppo delle risorse seguendo i singoli fabbisogni con conseguente riduzione dei costi: Tempi di spostamento, costi chilometrici...

FLUSSO OPERATIVO

Attività di sede

Piano attività per operatore:
- Appuntamenti
- Attività a domicilio
- Indirizzi
- Previsione costi
- Pianificazione attività
- Analisi consuntivi
- Fatturazione
- Analisi statistiche

Attività fuori sede: Domicilio, Sede periferica, ...

- L’operatore si reca ai domicili degli assistiti seguendo il piano assegnato e consultabile sul gestionale.
- A domicilio: Esegue attività previste dal piano
- Fine giornata: Aggiorna i DB con i consuntivi del giorno

PERCHE'
- Migliore Pianificazione delle attività (strumenti produttivi, dati storici disponibili, ..)
- Migliore pianificazione e Sviluppo delle Risorse (Assistenti Sociali)
- Disponibilità e Qualità delle INFORMAZIONI

Analisi: possibilità di sapere in ogni istante attività svolte, tempi impiegati, …
- Per operatore
- Per tipo di attività
- Per minore
- Per sede
- Maggiore Controllo delle attività degli operatori
- Maggior Controllo e Ottimizzazione dei Costi

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Cartella sociale è un applicativo web base che consente di informatizzare molte attività delle assistenti sociali, dalla gestione dei dati anagrafici degli assistiti, ai dati sociali, all’attivazione di prestazioni, alle attività, oltre che il calendario e gli allegati. La struttura modulare da la possibilità di integrare il programma base con moduli aggiuntivi, dando vita ad un sistema informativo completo, potente e, soprattutto, integrato.